إدارة العلاقات ودعم التعاون مع الجهات الخارجية والداخلية

 تقييم الأداء بجميع الأقسام والعمل على تطويرها وذلك للارتقاء بمستوى الخدمة في الإدارة

 تقوية الروابط الاجتماعية مع الموظفين من خلال إظهار مدى اهتمام الإدارة بأفرادها إداريين وإطفائيين ومشاركتهم في أفراحهم وأحزانهم وزيارة المرضى منهم وتقديم العون لهم والهدايا الرمزية

 المبادرة إلى اقتراح المشاركة بالفعاليات والاحتفالات والمناسبات التي تنظمها المؤسسات الحكومية في الإمارة وخارجها والعمل على تنظيم المشاركة فيها بالتنسيق مع الجهات المعنية

الإشراف على تنظيم المؤتمرات والندوات والاحتفالات والمناسبات والفعاليات في الإدارة أو في حال مشاركتها بتنسيق مع الجهات المعنية

تنسيق وإدارة مهام الضيافة والهدايا

 المتابعة والتعاون في المؤتمرات والندوات والنشاطات والمناسبات فيما يخص مجال الدفاع المدني .

 استقبال وتوديع الزوار والضيوف والتأكد من تقديم كافة خدمات الضيافة وتنظيم الزيارات لهم وإطلاعهم على آخر المستجدات والإنجازات التي قامت بها الإدارة .

 إعداد وتنفيذ وتوزيع برقيات وبطاقات التهاني ورسائل SMS في المناسبات على موظفيها والجمهور الخارجي والعمل على تأسيس قائمة متجددة بأسماء وعناوين شخصيات المجتمع .

إعداد وتنفيذ خطه تطبق فيها دليل الجودة الشاملة في الإدارة والإشراف عليها والعمل على تحديثها .

 المشاركة والتنسيق وإدارة ورش العمل وإعداد ورقة بحث عن النتائج ومتابعتها

 تقديم المقترحات التطويرية التي تساعد على تحسين سير العمل

يتفرع المكتب إلى ( 4 ) مسؤوليات متخصصة تعمل ضمن المهام الموكلة لها

1-  العلاقات العامة :-

تتألف مسؤولية العلاقات العامة من:

  أ‌-   التوعية المجتمعية :

- إعداد الخطط السنوية بالتعاون مع الجهات الخارجية والمجتمع لإبراز دور الدفاع المدني في المجتمع وخدماته بصورة راقية إيجابية وتوعية المجتمع بأنظمة الدفاع المدني ونشر الوعي الوقائي والثقافة العامة حول أنظمة الوقاية والسلامة من الحريق والحوادث والكوارث وتزويد الجمهور الخارجي والداخلي بكافة المعلومات والحقائق والإحصائيات عن الدفاع المدني ومهامه بإعداد وإصدار نشرات واللوحات الإرشادية والكتيبات الخاصة بأنشطة الإدارة ومطويات إعلامية وإخبارية توعوية عن دور الدفاع المدني في المجتمع بالتعاون مع الأقسام الأخرى ونشرها واستغلال جميع وسائل الإعلام المتاحة في ذلك والقيام بتنفيذها.

  أ‌-  العلاقات الداخلية :-

- تنمية العلاقات بين مختلف فئات العاملين بالإدارة وتوطيدها مع موظفي الإدارة والمنقولين منها والمتقاعدين ورعاية شؤونهم والتواصل معهم وإرسال الدعوات لهم وإبقاء حبل الود معهم وزيارة المرضى من رجال الدفاع المدني والمتضررين في الحوادث وتقديم الدعم المعنوي ومشاركتهم بمختلف المناسبات وإرسال بطاقات التهنئة في الأعياد والمناسبات وتزويدهم بآخر المطبوعات والهدايا الرمزية والدروع التذكارية وتوثيق ذلك والقيام بكافة الأعمال الإدارية والتنفيذية المطلوبة لإخراج وتنظيم جائزة الموظف المتميز والمشاريع المستقبلية الأخرى التي ترتقي بمستوى بيئة العمل والموظف بالخصوص وتنظيم الحفلات والمسابقات الاجتماعية والثقافية والرياضية بالتعاون والتنسيق مع الأقسام الأخرى وإعداد وتنسيق وإدارة الاجتماعات الداخلية وورش العمل والندوات بين الأقسام وسعادة المدير بالتنسيق مع مكتب العلاقات العامة وخدمة العملاء وتوثيق ذلك .

- بالإضافة إلى جمع المعلومات من الأقسام الأخرى والتنسيق بينهم في تغطية البرامج والجوانب الإعلامية عن الخطط والمشاريع التي تود إيصال المعلومات عنها للجهات المختلفة داخلياً وخارجياً بالتعاون مع العلاقات الخارجية.

- والعمل على تحفيز الموظفين بالمسابقات وإنشاء صندوق الاقتراحات والخطط التطويرية للموظفين ودراسة أفضل فكرة وتكريم الموظف صاحب أفضل فكرة .

- إصدار النشرات الداخلية في الإدارة ورسائل البريد الإلكتروني وإبلاغ الموظفين ورؤساء الأقسام بآخر المستجدات في الإدارة الخاصة والعامة وكل ما يتعلق بأنظمة الدفاع المدني.

ج‌-   العلاقات الخارجية :-

2- الإعــــلام :-

تتألف مسؤولية الإعلام من:

الإعلام والنشر:-

- القيام بأعمال المتحدث الرسمي باسم الإدارة والمصدر الوحيد بعد مدير الإدارة للتواصل مع وسائل الإعلام وإعداد وكتابة الأخبار الصحفية وإرسالها إلى المؤسسات الإعلامية للعمل على نشرها ونشر التقارير عن كافة الأخبار المتعلقة بأعمال الدفاع المدني وعرضها على مدير الإدارة والسادة الضباط والمكتبة واللوحة الإخبارية والمشاركة في إعداد الحملات الإعلامية الخاصة بالإدارة وتغطية المؤتمرات الصحفية والمناسبات والنشاطات المختلفة وتوثيقها بالتنسيق مع الجهات الإعلامية الخارجية .

- الإنتاج الفني والمطبوعات

- التعاون والتنسيق مع جميع الأقسام في إعداد وتصميم كافة المخرجات من المطبوعات والمرئيات والصوتيات (الإخراج ) والتنسيق مع الجهات الخارجية لطباعتها وإعداد وتصميم وإنتاج الأفلام والشرائح الإعلامية والدعائية والمقالات الصحفية والنشرات والكتيبات والملصقات والإعلانات المسموعة والمرئية الخاصة بإيصال رسالة الدفاع المدني ونشرها عن طريق (الإعلام والنشر) بالتنسيق مع الجهات الخارجية الإعلامية وترجمتها إن لزم الأمر والتواصل مع الموظفين عن طريق الرسائل البريدية الالكترونية ورسائل الـ تحديث الموقع الالكتروني بالأخبار وآخر المستجدات بشكل دوري SMS.

3- خدمة العملاء :-

تألف مسؤولية خدمة العملاء من:

- الأستقبال

 تأسيس مكتب استعلامات في واجهة الإدارة يعمل على إرشاد واستقبال المراجعين ومساعدتهم والتأكد من الأوراق المطلوبة والرد على استفساراتهم وحسن معاملتهم وضيافة الزوار وتوصيلهم إلى المكتب المراد وعمل كل ما يتعلق بالإتيكيت والرسميات وسياسة المجاملات في الاستقبال بالإضافة إلى تلبية كل متطلبات العملاء والقيام بالأعمال الموكلة لهم من مدير المكتب وتوفير المعلومات والبيانات الخاصة وتوضيح الإجراءات والمستندات المطلوبة لإنهاء المعاملات بتوفير جميع الاستمارات المطلوب تعبئتها من الأقسام الأخرى لتوفير الوقت ووضع صندوق للمقترحات والشكاوي والرد على استفسارات وشكاوي العملاء ومتابعة ما يتم بشأن الشكاوي لدى الجهات المختصة وإفادة العملاء بذلك وإرشادهم لما يجب عمله لإنجاز المعاملة بالوقت المناسب والعمل على نظام الأرقام على الكونتر وتسليم العملاء الأرقام المتسلسلة

أ‌-  المراسم والضيافة:-

- تخطيط وتنفيذ البرامج الخاصة باستخراج تأشيرات الزيارة واستقبال وضيافة الوفود وتقديم كافة التسهيلات المختلفة لهم في الاستقبال وإقامة وزيارات الضيوف ومرافقتهم أثناء إقامتهم في الدولة أو الإمارة إن لزم الأمر بالتعاون مع الجهات الخارجية ( فنادق ومنتجعات ) وتوديعهم وتنظيم البرامج الخاصة بسفر وزيارة كبار المسئولين في الإدارة بالتنسيق مع المسئول الإعلامي في توثيق وتغطية الأحداث والزيارات وتسليم الهدايا والدروع التذكارية والرد على جميع تساؤلات واستفسارات الزوار والوفود وتزويدهم بالمعلومات المطلوبة والعمل على توفير التسعير للخدمات الفندقية والمواصلات والموائد وكل ما يلزم للإتيكيت والمراسيم وحسن الضيافة وإتباع سياسة المجاملات والقيام استكمال إجراءات سفر الموظفين الذين يتقرر إيفادهم رسمياً إلى خارج الدولة بالتنسيق والتعاون مع الإدارات ذات العلاقة والإعداد للاحتفالات الرسمية والمناسبات الخاصة بالإدارة بالتنسيق مع مسؤوليات المكتب الأخرى لإنجاح الحدث.

4-التنسيق والتخطيط:-

تتألف مسؤولية التنسيق والتخطيط من:

أ‌-  الإعداد والمتابعة :-

- إعداد الخطة السنوية للمكتب ومتابعة تنفيذها وإعداد الخطة للمشاركة في المعارض والمؤتمرات واللقاءات والندوات والاجتماعات المحلية والإقليمية والدولية وغيرها من الأنشطة التي تربط الإدارة بالمجتمع والدوائر والإدارات ذات الصلة بالوقاية والسلامة من أخطار الحريق واشتراطاته واتخاذ الإجراءات اللازمة لتنفيذ هذه الخطة في الوقت المناسب والعمل على إعدادات الدراسات والتنسيق والتخطيط والمتابعة في أعمال مكتب العلاقات العامة وخدمة العملاء والقيام إعداد التقارير السنوية من الانجازات والبرامج والنشاطات والفعاليات ووضع خطة تدريبية لمكتب العلاقات العامة وخدمة العملاء بالتنسيق مع فرع التخطيط والتطوير في الإدارة ووضع خطة إعلامية على شكل حملات لتغطية الفعاليات الموسمية.

التطوير :-

- القيام بالدراسات الميدانية في ما يخص أعمال المكتب والعمل علي إظهار النتائج والسلبيات والايجابيات والمعوقات والحلول والمقترحات التطويرية بالتعاون والتنسيق مع الأقسام الأخرى والمسؤوليات وإدامة وتحديث النشرات والمطبوعات الصادرة من الإدارة والمبادرة في إنشاء صندوق الأفكار والدراسات حول تطوير العمل وجعل حوافز مادية ومعنوية وتكريمية لصاحب أفضل دراسة وفكرة تنفع فيها الصالح العام وإنشاء مكتبة إلكترونية خاصة بعلوم الدفاع المدني والقيام بإدارتها وتجديدها.

 القوة البشرية :

- يتكون المكتب من مدير مكتب ومسئولين

 - مدير مكتب العلاقات العامة وخدمة العملاء.

-  مسئول العلاقات العامة

- مسئول التنسيق والتخطيط

-  مسئول خدمة العملاء.